Microsoft Excel

Microsoft Excel
เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (spreadsheet) หรือตารางคำนวณอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้เก็บบันทึกข้อมูลในลักษณะต่างๆ ซึ่งส่วนใหญ่มักเก็บข้อมูลประเภทการคำนวณ โดยจะเก็บข้อมูลลงในตารางสี่เหลี่ยมที่เรียกว่า เซล (Cell)ที่สามารถนำเอาเซลมาอ้างอิงใส่ในสูตร เพื่อให้โปรแกรมคำนวณหาผลลัพธ์จากข้อมูลที่บันทึกไว้ได้
 Excelคือ โปรแกรม ตารางงาน  หรือ Spread Sheet เป็นการทำงานลงบนแผ่นตารางที่มีทั้งแนวตั้งและแนวนอน  แต่ละช่องจะมีชื่อ  เพื่อง่ายต่อการป้อนข้อมูล  เพื่อง่ายต่อการป้อนข้อมูล  แก้ไขข้อมูลและการคำนวณ Excel  ทำหน้าที่สามารถจัดการกับข้อมูลได้อย่างเป็นระเบียบยิ่งขึ้น

อาจารย์ผู้สอนนายเจษฎา ดิษฐสุวรรณ (ครูเต้ง)
jadsadar2@hotmail.com
มือถือ 080-7158480
วิธีเข้าโปรแกรม Excel

1.คลิกปุ่ม Start เลือก All Programs
2.คลิกเมนู Microsoft Office
3.คลิก Microsoft Office Excel แล้วคลิก

แถบเครื่องมือ Formatting ( จัดรูปแบบ ) มีปุ่มเครื่องมือที่ใช้ในการจัดรูปแบบข้อมูลในเซล เช่น เลือกฟอนต์ ขนาด หรือลักษณะ, จัดข้อมูลชิดขวา ซ้าย และการใส่สีข้อความหรือพื้น ฯลฯ

Title bar ( แถบชื่อเรื่อง) 
แสดงชื่อโปรแกรมและชื่อเวิร์กบุ๊คที่ใช้งานอยู่
Menu bar ( เมนูบาร์ )
 แถบเมนูคำสั่งสำหรับงานต่างๆ
Tool bar ( ทูลบาร์ )
 แถบเครื่องมือที่เป็นปุ่มคำสั่งที่ช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น
 Formula bar ( แถบสูตรคำนวณ ) 
เป็นบริเวณที่ใช้พิมพ์สูตร,ใส่ข้อมูล,แก้ไขข้อมูลและใช้แสดงสูตรหรือข้อมูลในเซลล์
 Worksheet ( แผ่นงาน )
 พื้นที่ทำงานที่เราใช้กรอกข้อมูลต่างๆลงไปจะมีลักษณะเป็นช่องตารางแต่ละช่องเรียกว่า เซล
Task pane ( ทาส์กเพน ) 
หน้าต่างที่เราใช้แสดงคำสั่งสำหรับการทำงานบางอย่าง เช่น สร้างเวิร์กบุ๊คใหม่ แทรกรูปคลิปอาร์ต เป็นต้น
Status bar ( แถบสถานะ )
 แสดงสถานะการทำงาน เช่น การกด Numlock และแสดงผลรวมจากกลุ่มตัวเลขที่เลือก



เมนูบาร์ อยู่ถัดลงมาจาก Title Bar เราใช้เมนูบาร์เพื่อบอกให้ Excel ทำงานตามที่เราต้องการ เช่น การบันทึกไฟล์ การจัดการเกี่ยวกับข้อความต่าง ๆ การจัดรูปแบบ Cell เป็นต้น ในแต่ละหัวข้อ เช่น File, Edit, View, ... เมื่อนำเมาส์ไปคลิกจะเกิดเมนูย่อย ซึ่งเราสามารถเลือกได้ โดยใช้เมาส์คลิก หรือ ใช้ปุ่มลูกศรขึ้นลง บนแป้นพิมพ์ เลื่อนแถบไปที่เมนูที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Enter เมนูที่มีเครื่องหมาย แสดงว่า มีเมนูย่อยต่อไปอีก เมนูที่มีลักษณะสีจาง ๆ แสดงว่า ในสภาพนี้ ยังไม่สามารถใช้เมนูนี้ได้
เราสามารถกำหนดให้ Excel แสดงเมนูแบบเต็มทุกเมนู หรือแสดงเฉพาะเมนูที่ใช้บ่อย ๆ ก็ได้ การตั้งให้แสดงเมนูทุกเมนู ทำดังนี้

1. ใช้เมาส์ชี้ที่ Tools
2. คลิกเมาส์ 1 ครั้ง
3. กดปุ่มลูกศรชี้ลง บนแป้นพิมพ์ เพื่อเลื่อนแถบสว่าง มาที่ Customize
4. กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์
5. ใช้เมาส์คลิกที่แถบ Options
6. จะเห็น Always show full menus ให้คลิกในกล่องสี่เหลี่ยมที่อยู่หน้าข้อความนี้
7. คลิกปุ่ม ปิด ( ) เพื่อปิดเมนู

สัญญลักษณ์บน Toolbars ที่ควรรู้จัก

	เปิด ไฟล์ใหม่ หรือเปิด Workbook ใหม่
	เปิดงานที่มีอยู่แล้ว โปรแกรมจะถามหาชื่อไฟล์ และที่อยู่
	บันทึก หรือจัดเก็บไฟล์ ถ้าเป็นการบันทึกครั้งแรก โปรแกรมจะถามชื่อและที่อยู่ แต่ถ้าเคยบันทึกแล้ว โปรแกรมจะไม่ถามอะไรทั้งสิ้น แต่จะทำการบันทึกทันทีโดยใช้ชื่อเดิม
	สำหรับสั่งพิมพ์ เมื่อกดปุ่มนี้ Excel จะพิมพ์ข้อความทันที ถ้าต้องการตั้งค่าต่าง ๆ ให้ใช้ File > Print เพื่อเปิดหน้าจอการพิมพ์
	สำหรับคัดลอกข้อความใน Cell เมื่อคลิกปุ่มนี้ Cell ปัจจุบันที่ถูกเลือก จะมีเส้นประวิ่งรอบ ๆ Cell แสดงว่า Cell นี้กำลังถูกคัดลอก ถ้าต้องการเอาเส้นประออก ให้กดปุ่ม Esc เพื่อยกเลิก
	สำหรับ นำข้อความที่ถูกคัีดลอก หรือ copy นำมาแสดงใน Cell ใด Cell หนึ่ง เครื่องมือนี้ ทำงานร่วมกับ เครื่องมือคัดลอก () ถ้าไม่มีการคัดลอก เครื่องมือนี้ก็จะใช้ไม่ได้ สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้าง ๆ มีตัวเลือกให้เลือกว่าจะนำมาแสดงอย่างไร เช่น Formula นำมาแสดงเฉพาะสูตร Value นำมาแสดงเฉพาะค่้าตัวเลขหรือตัวอักษร ไม่เอารูปแบบ No Borders นำมาแสดงแบบไม่มีกรอบ ถ้าของเดิมมีกรอบ Past Spacial กำหนดเอง เช่น ไม่เอาสีพื้น ฯลฯ จะมีหน้าจอให้เลือก
	สำหรับการรวมตัวเลขใน Cell ที่เลือก สามเหลี่ยมข้าง ๆ จะสามารถเลือกฟังก์ชั่นอย่างอื่น ๆ อีกได้ เช่น การหาค่าเฉลี่ย (Average) การนับจำนวน(Count) การหาค่าสูงสุด(Max) การหาค่าต่ำสุด(Min) และฟังก์ชั่นอื่น ๆ
	สำหรับการเรียงข้อมูลใน Cell ที่เลือก โดยเรียงจากน้อยไปหามาก
	สำหรับการเรียงข้อมูลใน Cell ที่เลือก โดยเรียงจากมาก ไปหาน้อย
	สำหรับการสร้างกราฟแบบต่าง ๆ เช่น กราฟแท่ง กราฟวงกลม เป็นต้น

การกำหนดจำนวน Sheet ให้ Excel 
Excel ได้ถูกออกแบบให้ทำงานภายใน Sheet เมื่อเปิดแฟ้ม Excel ขึ้นมาในแต่ละครั้ง Workbook ที่เปิดก็จะพบกับกระดาษแผ่นงาน (Worksheet) หลายแผ่น เรียงกันเป็น Sheet1 Sheet2 ติดต่อกันไป อยู่ในตำแหน่งซ้ายล่างของหน้าต่างโปรแกรม โปรแกรม Excel ที่ติดตั้งครั้งแรกส่วนใหญ่ได้กำหนดจำนวน Sheet ให้มีไว้ 3 Sheet กรณีที่ผู้ใช้ต้องการใช้ Sheet มากกว่าจำนวน Sheet ที่กำหนดไว้ก็ต้องมีการเพิ่ม Sheet มีวิธีที่สามารถกำหนดจำนวน Sheet ให้ Excel ตามความต้องการของผู้ใช้ได้และเมื่อไม่ต้องการให้ Sheet ปรากฏอยู่ในแฟ้มงานก็ให้ลบ Sheet นั้นออกไป
การลบ Sheet เมื่อผู้ใช้ไม่ต้องการ Sheet ที่บันทึกไว้ก็สามารถลบ Sheet ดังกล่าวนั้นได้ โดยกดเลือกแถบ Sheet ที่ต้องการลบ คลิกเมาส์ปุ่มขวาเรียกคำสั่งเมนูลัดขึ้นมา กดเลือกลบ โปรแกรมจะให้ยืนยันการลบอีกครั้ง กดปุ่ม ตกลง
ข้อควรคำนึง โดยปกติส่วนใหญ่แล้วโปรแกรม Excel จะมีการแสดงผลใน Sheet ต่าง ๆ ผู้ใช้สามารถเพิ่มจำนวน Sheet หรือลบ Sheet ออกไปได้ ควรมีจำนวน Sheet ที่จำเป็นเท่านั้น Sheet ที่ว่างเปล่า ไม่ได้ใช้ ควรลบออกไป แฟ้มที่มี Sheet จำนวนมากจะส่งผลให้การเรียกแฟ้มนั้นมาใช้งานได้ช้าลงไปด้วย

 การสร้างปฏิทินด้วย Excel

การสร้างปฏิทินด้วย Excel จริง ๆ แล้วไม่ได้ใช้เทคนิคอะไรมากมายเพียงแต่เป็นการจัดการ Sheet ของแถวและสดมภ์ เทคนิค Excel ในครั้งนี้จะได้เรียนรู้ในเรื่อง การกำหนดขนาดความกว้างของแถวและสดมภ์ การซ่อนแถวและสดมภ์ การใช้เครื่องมือ การจัดรูปแบบตัววาดรูป รวมถึงการนำ Function มาใช้ในการจัดการกับแถวและสดมภ์

จำนวนเซลล์ใน Excel
ในแต่ละ Sheet ของ Excel มีจำนวนสดมภ์ (Column) ทั้งหมด 256 สดมภ์ คือ A - IV ขนาดความกว้างของสดมภ์ปกติได้ตั้งค่าไว้คือ 8.43 ส่วนจำนวนแถวมีทั้งหมด 65,536 แถว (Row) คือ แถวที่ 1 - 65,526 ขนาดความกว้างของแถวปกติได้ตั้งค่าไว้คือ 21.75 ดังนั้นในแต่ละ Sheet จะประกอบด้วยเซลล์ที่เกิดจากแถวและสดมภ์มาตัดกันจากแนวนอนและแนวตั้งตามลำดับ จำนวนเซลล์จึงมีทั้งหมด = 256 x 65,526 = 16,774,656 เซลล์

ส่วนประกอบของปฏิทิน

เพื่อให้การออกแบบปฏิทินใน Sheet เป็นรูปแบบที่ดูดี เรียบร้อย ช่องเซลล์พอดีกับข้อมูลที่บันทึก มีเทคนิคประการแรกที่จะแนะนำเพื่อให้นำไปใช้ได้ กล่าวคือควรมีการวางแผนโดยการกำหนดการแสดงผลของปฏิทิน ให้พอดีใน 1 หน้ากระดาษและควรมีการตั้งค่าหน้ากระดาษไว้ก่อนล่วงหน้า (ตั้งค่าขอบกระดาษ ซ้าย ขวา บน ล่าง กระดาษแนวตั้งหรือแนวนอน เป็นต้น) และให้กรอกข้อมูลชุดแรกลงไปก่อน  หลังจากนั้นให้ดำเนินการจัดขนาดความกว้างของแถวและสดมภ์ 

การออกแบบปฏิทินให้มีขนาดพอดีใน 1 หน้ากระดาษแนวตั้ง ในรูปที่ 9 จำเป็นต้องลดขนาดความกว้างของสดมภ์และความสูงของแถวลง ก่อนออกแบบจึงควรมีแบบของปฏิทินในภาพรวมมาเป็นแนวคิดในการจัดการก่อน กล่าวคือ ปฏิทินใน 1 หน้านี้ ควรจะมีขื่อปฏิทินปี มีเดือนทั้ง 12 เดือน วันและวันที่ มีการกำหนดให้แถวแต่ละแถวบรรจุข้อมูลของปฏิทินลงไป

การตั้งค่าความสูงของแถว 
ให้ตั้งค่าดังนี้
แถวที่ 1-4 = 20 แถวที่ 5 = 9 แถวที่ 6 = 3 แถวที่ 77 = 9 แถวที่ 78 = 16
แถวที่ 7-76=16 (ตั้งค่าเป็นขนาด 16 ทั้งหมดก่อน หลังจากนั้น แถวคู่ที่ 8-76 = 3 โดยใช้ F4 ช่วย)

วิธีปฏิบัติ
ตั้งค่าความกว้างของสดมภ์ โดยเลื่อนเมาส์ไประบายเลือกสดมภ์ที่ A-AY (คลิกเมาส์ไปยังสดมภ์ A ค้างไว้ ลากไปทางขวาจนถึงสดมภ์ AY กดเมาส์ปุ่มขวา เลือกความกว้างสดมภ์ หลังจากนั้นให้ป้อนค่าความกว้างสดมภ์ = 3 (รูปที่ 3-6) กดปุ่ม ตกลง
ตั้งค่าความกว้างของสดมภ์ตามค่าที่กำหนดไว้ด้านบน โดยใช้ F4 เป็นตัวช่วยเหลือในการใช้คำสั่งให้วนซ้ำ ให้ปฏิบัติเหมือนกับการกำหนดขนาดของแถวที่ได้กล่าวแล้วข้างต้น ได้รูปแบบของแถวและสดมภ์ 
การผสานเซลล์
หลังจากได้มีการกำหนดค่าของแถวและสดมภ์ จนได้รูปแบบของปฏิทินเป็นรูปเป็นร่างขึ้นมาบ้างแล้ว
ขั้นตอนต่อไป คือการจัดแนวกลาง (ผสานเซลล์) ให้กับเดือนและปี โดยการระบายแถบทึบจาก D7:P7 กดเมาส์ปุ่มขวาเรียกคำสั่งเมนูลัดขึ้นมา เลือก รูปแบบเซลล์ เพื่อเรียกกรอบตอบโต้ในการจัดรูปแบบเซลล์พื่อเรียกกรอบตอบโต้ในการจัดรูปแบบเซลล์
ทดลองดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
หลังจากได้วางโครงร่างของปฏิทินได้ส่วนหนึ่ง ให้ไปที่ แฟ้ม/ตั้งค่าหน้ากระดาษ ในส่วนของกรอบตอบโต้ตั้งค่าหน้ากระดาษ คลิกเลือกแถบเครื่องมือ หน้า คลิกเลือกวางแนวตั้ง อัตราส่วนให้ปรับเป็น 90 เปอร์เซ็นต์
หลังจากนั้นให้คลิกเลือก ระยะขอบ ให้ตั้งค่าดังนี้ ซ้าย = 1.4 ขวา = 0.4 บนและล่าง = 1.5 หัวและท้ายกระดาษ = 0.8 คลิกเลือกจัดกลางหน้ากระดาษ ตามแนวตั้ง กดปุ่มตกลงมื่อตั้งค่าหน้ากระดาษเสร็จแล้ว ให้ไปที่  เพื่อดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
การซ่อนแถวและสดมภ์
ปฏิทินที่ออกแบบนี้ได้ถูกสร้างลงใน Sheet ที่มีจำนวนเซลล์หลายล้านเซลล์ เซลล์ส่วนอื่น ๆ ที่ไม่อยู่ในส่วนของปฏิทินเป็นเซลล์ที่ไม่จำเป็นและไม่ต้องนำมาใช้แสดงจึงควรมีการซ่อนเซลล์ดังกล่าวไว้ดังนี้
การซ่อนแถว ให้กดปุ่มเมาส์ไปเลือกแถวที่ 79 หลังจากนั้น กดปุ่ม Ctrl+Shift ตามด้วยปุ่มลูกศรลง คลิกเมาส์ปุ่มขวาเลือกคำสั่ง ซ่อน
การซ่อนสดมภ์ ให้กดปุ่มเมาส์ไปเลือกสดมภ์ AZ หลังจากนั้น กดปุ่ม Ctrl+Shift ตามด้วยปุ่มลูกศรขวา คลิกเมาส์ปุ่มขวาเลือกคำสั่ง ซ่อน
การสร้างเมนูโดยใช้แมโคร
การใช้งานในโปรแกรม Excel มีบางครั้งต้องเรียกคำสั่งให้โปรแกรมทำงานในลักษณะซ้ำ ๆ กันหลายครั้ง ตามรูปแบบ ชั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ซึ่งก็คือชุดคำสั่งที่ได้รวบรวมไว้ เมื่อต้องการใช้คำสั่งเหล่านี้ก็ต้องเรียกคำสั่งให้โปรแกรมทำงานในลักษณะซ้ำ ๆ กันอีก นักพัฒนาโปรแกรมจึงได้เขียนคำสั่งดังกล่าวนี้ขึ้นมาโดยเรียกว่า แมโคร (macro) เมื่อต้องการให้แมโครทำงานก็สามารถเรียกคำสั่งผ่านคีย์บอร์ดหรือกดปุ่มจากเมาส์เพียงครั้งเดียว โปรแกรมก็จะทำงานให้อัตโนมัติ เทคนิค Excel ในตอนนี้จึงเป็นการนำความสามารถของแมโคร มาใช้ในการสร้างเมนูขึ้นมา โดยการกำหนดปุ่มเพื่อกดเลือกไปยังข้อมูลที่ต้องการ 
การสร้าง แมโคร
แมโครสร้างได้ 2 วิธีคือ การเขียนแมโครขึ้นมาใช้เองโดยใช้ภาษา visual basic และสร้างจาก macro recorder โดยการให้โปรแกรมบันทึกการทำงานไว้ก่อนเพื่อย้อนกลับมาใช้งานแบบอัตโนมัติภายหลัง ในการแนะนำครั้งนี้จะกล่าวถึงการสร้างแมโครแบบง่าย ๆ ทั้ง 2 วิธี 
ขั้นตอนการบันทึก แมโคร
4.3.1 ก่อนการบันทึกแมโคร ต้องกำหนดแผนงานก่อนว่าจะให้แมโครบันทึกอะไร เป็นขั้นเป็นตอนตามลำดับอย่างไร ในที่นี้จะให้เรียนรู้การสร้างแมโคร โดยการสร้างปุ่มในเมนูหลัก เรียก Sheet ต่าง ๆ มาปรากฏและสร้างปุ่ม กลับสู่เมนูหลัก ไปยัง Sheet ที่เป็นเมนูหลักตามเดิม พร้อมทั้งสร้างปุ่มออกจากโปรแกรม ดังนั้นแมโครที่จะบันทึกโดยสร้างจาก macro recorder มีแมโครเมนูหลัก แมโคร Sheet 1 แมโคร Sheet 2 กับแมโครออกจากโปรแกรมที่เขียนขึ้นมาโดยใช้ภาษา visual basic
4.3.2 เปิดแฟ้ม Excel ขึ้นมาใหม่ ซึ่งมี Sheet อยู่ 3 Sheet กำหนดให้ Sheet 1 ที่เปิดอยู่เป็น Sheet ของเมนูหลัก ไปที่ เซลล์ B2 พิมพ์คำว่า เมนูหลัก ขั้นตอนต่อไปก็ให้กดเลือก Sheet 2 ไปที่ เซลล์ B2 พิมพ์คำว่า Sheet 2 และกดเลือก Sheet 3 ไปที่ เซลล์ B2 พิมพ์คำว่า Sheet 3
4.3.3 การบันทึกแมโครเมนูหลัก ไปที่ เครื่องมือ/แมโคร/บันทึกแมโครใหม่ (รูปที่ 4-1) กำหนดการบันทึกแมโคร หลังจากกดปุ่มเลือกบันทึกแมโครใหม่ จะปรากฏกรอบตอบโต้ให้มีการกำหนดการบันทึกแมโคร (รูปที่ 4-2) พิมชื่อ เมนูหลัก กำหนดคีย์ลัดเป็น M ที่ช่องเก็บแมโครใน ให้คลิกลูกศรลงเลือก สมุดงานนี้ ในส่วนของคำอธิบายพิมพ์ เมนูหลัก 08/01/2003 โดย สมเกียรติ ทองรักษ์ กดปุ่ม ตกลง หลังจากนี้เป็นต้นไปเมื่อผู้ใช้ไปที่ไหนหรือทำอะไรในโปรแกรม Excel ตัวโปรแกรมจะบันทึกไว้ทั้งหมดโดยจะปรากฏกรอบตอบโต้ หยุดการบันทึกเกิดขึ้น (รูปที่ 4-3) ให้กดเลือก Sheet 1 หลังจากนั้นให้กดปุ่ม แถบสี่เหลี่ยม หยุดการบันทึก เป็นการสิ้นสุดกระบวนการบันทึกแมโครเมนูหลัก

 ข้อกำหนดของการบันทึกแมโคร
ชื่อแมโคร - ต้องเริ่มต้นด้วยตัวอักษรเท่านั้น
- ใช้เครื่องหมาย Underscore ( _ )
- ไม่ให้เว้นวรรคชื่อ ไม่ให้ใช้สัญญลักษณ์พิเศษ
- กำหนดชื่อได้ยาว 46 ตัวอักษร
คีย์ลัด - คีย์ลัดต้องเป็นตัวอักษรเท่านั้น โดยกำหนดให้เป็นตัวอักษรโดด
เก็บแมโครใน - สมุดงานนี้ เป็นการจัดเก็บแมโครให้ใช้งานอยู่ในสมุดงานปัจจุบันนี้
- สมุดงานแมโครส่วนบุคคล เป็นการจัดเก็บแมโครให้ใช้งานได้ในทุก ๆ สมุดงาน
- สมุดงานใหม่ เป็นการจัดเก็บแมโครให้ใช้งานในสมุดงานถัดไป
คำอธิบาย - ควรมีชื่อแมโคร วัน เดือน ปี ที่บันทึกและชื่อผู้บันทึก ฯลฯ

การเรียกใช้แมโคร

เรียกใช้งานแมโครได้ 3 วิธี ดังนี้

5.1 เรียกจากคีย์ลัด (Shortcut Key) โดยการกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ตามด้วยตัวอักษรที่กำหนดไว้ ให้ทดลองใช้ดู แมโครที่ได้กำหนดคีย์ลัดไว้มีดังนี้

- Ctrl+M เรียกแมโครเมนูหลัก

- Ctrl+A เรียกแมโคร Sheet 2

- Ctrl+B เรียกแมโคร Sheet 3

5.2 เรียกคำสั่งให้ run โดยไปที่ เครื่องมือ/แมโคร/แมโคร หรือกดปุ่ม Alt+F8 เลือกชื่อแมโคร กดปุ่มคำสั่ง รัน ให้ทดลองเรียกคำสั่ง เลือกชื่อแมโครและรัน

5.3 เรียกจากปุ่มที่สร้างไว้ หลังจากสร้างปุ่มเสร็จแล้ว เมื่อเลื่อนเมาส์ไปยังปุ่มดังกล่าวจะเกิดสัญญลักษณ์ที่เป็นรูปมือปรากฏขึ้น เมื่อกดปุ่ม คำสั่งแมโครก็จะทำงานให้ทันที วิธีนี้สามารถเรียกใช้ได้สะดวกกว่า 2 วิธีแรก ให้ทดลองใช้ดูในปุ่ม Sheet 1 Sheet 2 และ Sheet 3

การเรียกแถบเครื่องมือฟอร์ม การสร้างปุ่มให้แมโคร เลือก Sheet 2

การสร้างแผนภูมิแบบอุณหภูมิ

การสร้างแผนภูมิเป็นการนำเสนอข้อมูลจากฐานข้อมูลที่มีอยู่มาแสดงในรูปกราฟ ซึ่งเป็นความสามารถเด่นของโปรแกรม Excel ประการหนึ่งโดยมีรูปแบบของกราฟให้เลือกใช้อย่างมากมาย และสามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างหลากหลายชนิดตามความเหมาะสม สำหรับการสร้างแผนภูมิในครั้งนี้จะแนะนำการสร้างกราฟแท่งที่เป็นแบบอุณหภูมิที่เพิ่มขึ้นตามข้อมูลที่เพิ่มและการนำข้อมูลมาวางไว้ในกราฟนั้นด้วยฯลฯ

ฟังก์ชันที่ใช้ในการกำหนดเกรดโดยวิธีอิงเกณฑ์

การวัดประเมินผลการเรียนการสอนของนักศึกษาในระดับอุดมศึกษา จะใช้ผลของการศึกษาในหลาย ๆ ด้าน ทั้งทางด้านการเขียน การพูด การบรรยาย การฝึกปฏิบัติ รวมถึงการทดสอบความสามารถทางด้านวิชาการเป็นผลการศึกษาที่ออกมาในรูปของการให้คะแนน และนำมากำหนดเกรดจากคะแนนที่ได้

การกำหนดเกรดโดยใช้ Excel มีหลายวิธี สำหรับการเรียนรู้การใช้งาน Excel ในการบรรยายครั้งนี้จะกล่าวถึงวิธีการนำฟังก์ชัน IF และฟังก์ชัน VLOOKUP มาใช้ในการกำหนดเกรด และจะสรุปผลจำนวนนักศึกษาและเปอร์เซ็นต์ที่ได้จากช่วงคะแนนต่ำสุดและสูงสุดในแต่ละเกรดด้วย

แนวทางการกำหนดเกรด การกำหนดเกรดสามารถทำได้ใน 2 วิธี คือกำหนดเกรดโดยอิงกลุ่มและกำหนดเกรดโดยอิงเกณฑ์ สำหรับการบรรยายในครั้งนี้จะกล่าวถึงการกำหนดเกรดโดยอิงเกณฑ์จากคะแนนและเกรดที่กำหนดไว้เป็นหลัก

 ฟังก์ชัน VLOOKUP เป็นฟังก์ชันที่นำมาใช้ในการค้นหาข้อมูลของคะแนนในแนวตั้ง (Vertical) โดยการค้นหาผลเกรดจากคะแนนที่ได้ว่าตรงตามตามช่วงตารางคะแนนและเกรดที่กำหนดไว้หรือไม่ ถ้าผลการค้นหาตรงกัน ก็จะแสดงผลเกรดออกมา ตารางคะแนนและเกรดสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความต้องการ ก่อนใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP ต้องจัดเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามาก เนื่องจากฟังก์ชัน VLOOKUP ไม่สามารถแสดงผลการค้นหาออกมาได้ถ้าข้อมูลที่อ้างอิงถึงยังไม่ได้จัดเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามากมาก่อน (คะแนนที่กำหนดไว้ได้จัดเรียงตามลำดับแล้ว)
รูปแบบสูตร
=VLOOKUP(เซลล์ของคะแนนที่ได้,ชื่อตารางคะแนนและเกรดที่ตั้งไว้,ลำดับที่สดมภ์ของตารางเกรด)


โปรแกรม Microsoft Excel มีความสะดวกในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ โดยเฉพาะการคำนวณ บวก ลบ คูณ หาร จัดว่าเป็นพื้นฐานของการคำนวณอย่างยิ่ง การคำนวณผลลัพธ์ที่มีจำนวนหลายเซลล์นั้น โปรแกรม Microsoft Excel สามารถคำนวณได้ด้วยสูตร ซึ่งมีความถูกต้องและชัดเจน
1. การคำนวณตามหลักพื้นฐานทางคณิตศาสตร์

1.1 การใช้เครื่องหมายคณิตศาสตร์ในโปรแกรม Microsoft Excel

+	แทน	การคำนวณหาผลบวก
-	แทน	การคำนวณหาผลลบ
*	แทน	การคำนวณหาผลคูณ
/	แทน	การคำนวณหาผลหาร
=	แทน	การคำนวณหาผลลัพธ์

1.2 กฎเกณฑ์การคำนวณ

- ทุกครั้งที่ต้องการคำนวณจะต้องพิมพ์เครื่องเท่ากับ (=) ก่อนทุกครั้ง

- เมื่อกำหนดสูตรการคำนวณเรียบร้อยแล้วให้กดแป้น Enter

ตัวอย่าง เช่น คำนวณหาผลลัพธ์ที่เซลล์ A4 หาผลบวก A2+B3=A2+B3

หมายถึง  พิมพ์เท่ากับที่เซลล์ A4 แล้วให้คลิกที่เซลล์ A2 พิมพ์เครื่องหมายบวก แล้วคลิกที่เซลล์ B3 กดแป้นEnterกรณีคำนวณจำนวนมากกว่า 2 เซลล์ สามารถทำได้เช่นกัน

เช่น =A2+B3+C4+D5 หมายถึง การคำนวณหาผลบวกเซลล์ A2 , B3 , C4 , D5

อาจารย์ผู้สอนนายเจษฎา ดิษฐสุวรรณ (ครูเต้ง)
jadsadar2@hotmail.com
มือถือ 080-7158480

มีต่อครับ

                                                                      

การใช้โปรแกรม Microsoft Access

อาจารย์ผู้สอนนายเจษฎา ดิษฐสุวรรณ(ครูเต้ง)
jadsadar2@hotmail.com   มือถือ 080-7158480
วิชาคอมพิวเตอร์ ระดับชั้น ปวช. ปี 2 
(นักเรียนส่งงานผ่านเว็บไซต์คลิกเลยครับ)หรือE-mail
การใช้โปแกรม Microsoft Access (ขั้นพื้นฐาน)

เรียนรู้โครงสร้างของฐานข้อมูล Accessการทำความคุ้นเคยกับตาราง ฟอร์ม แบบสอบถาม และวัตถุอื่นๆ ในฐานข้อมูลสามารถช่วยให้การดำเนินงานต่างๆ เช่น การป้อนข้อมูลลงในฟอร์ม การเพิ่มหรือการเอาตารางออก การค้นหาและการแทนที่ข้อมูล ตลอดจนการเรียกใช้แบบสอบถาม เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นได้
ฐานข้อมูล คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น การติดตามใบสั่งซื้อของลูกค้า หรือการเก็บรักษาคอลเลกชันเพลง ถ้าไม่มีการจัดเก็บฐานข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์ หรือมีการจัดเก็บข้อมูลเพียงบางส่วนไว้ คุณสามารถติดตามข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ที่คุณต้องใช้ร่วมกันและจัดระเบียบ
(Microsoft Access)
โปรแกรมเพื่อพัฒนาระบบฐานข้อมูล มีตารางเก็บข้อมูลและสร้างคิวรี่ได้
มีส่วนคอนโทลให้เรียกใช้ในรายงานและฟอร์มสร้างมาโครและโมดูล
ด้วยภาษาเบสิกเพื่อประมวลผลตามหลักภาษาโครงสร้าง หรือจะใช้เป็นเพียงระบบฐานข้อมูลให้โปรแกรมจากภายนอกเรียกใช้ซึ่งง่ายสำหรับผู้ที่มีประสบการณ์ในเรื่องการเขียนโปรแกรม
ผู้พัฒนาระบบฐานข้อมูลมาแล้วช่วยให้การพัฒนาระบบงานเสร็จได้อย่างรวดเร็ว

แฟ้มฐานข้อมูล ACCESS
คุณสามารถใช้ Access ในการจัดการข้อมูลทั้งหมดของคุณในแฟ้มเดียว ในแฟ้มฐานข้อมูล Access คุณสามารถใช้สิ่งต่อไปนี้
ตารางเพื่อเก็บข้อมูล
แบบสอบถามเพื่อค้นหาและเรียกใช้เฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ
ฟอร์มเพื่อดู เพิ่ม และปรับปรุงข้อมูลในตาราง
รายงานเพื่อวิเคราะห์หรือพิมพ์ข้อมูลในเค้าโครงที่กำหนดไว้ ฯลฯ
การเรียกใช้โปรแกรมMicrosoft Access
•  คลิกที่ปุ่ม Start บนแถบงานของวินโดวส์
•  ชี้ไปที่ Programs
•  เลือก Microsoft Access

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล

สาระสำคัญ

ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกันได้ โดยที่จะไม่เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และยังสามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลด้วย อีกทั้งข้อมูลในระบบก็จะถูกต้องเชื่อถือได้ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยจะมีการกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลขึ้น

นับได้ว่าปัจจุบันเป็นยุคของสารสนเทศ เป็นที่ยอมรับกันว่า สารสนเทศเป็นข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองอย่างเหมาะสม สามารถนำมาใช้ประโยชน์อย่างมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการนำมาใช้งานด้านธุรกิจ การบริหาร และกิจการอื่น ๆ องค์กรที่มีข้อมูลปริมาณมาก ๆ จะพบความยุ่งยากลำบากในการจัดเก็บข้อมูล ตลอดจนการนำข้อมูลที่ต้องการออกมาใช้ให้ทันต่อเหตุการณ์ ดังนั้นคอมพิวเตอร์จึงถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผลข้อมูล ซึ่งทำให้ระบบการจัดเก็บข้อมูลเป็นไปได้สะดวก ทั้งนี้โปรแกรมแต่ละโปรแกรมจะต้องสร้างวิธีควบคุมและจัดการกับข้อมูลขึ้นเอง ฐานข้อมูลจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างมาก โดยเฉพาะระบบงานต่าง ๆ ที่ใช้คอมพิวเตอร์ การออกแบบและพัฒนาระบบฐานข้อมูล จึงต้องคำนึงถึงการควบคุมและการจัดการความถูกต้องตลอดจนประสิทธิภาพในการเรียกใช้ข้อมูลด้วย

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล

ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง โครงสร้างสารสนเทศที่ประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันที่จะนำมาใช้ในระบบต่าง ๆ ร่วมกัน

ระบบฐานข้อมูล จึงนับว่าเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้สามารถจัดการกับข้อมูลได้ในลักษณะต่าง ๆ ทั้งการเพิ่ม การแก้ไข การลบ ตลอดจนการเรียกดูข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการประยุกต์นำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการฐานข้อมูล

ความสำคัญของการประมวลผลแบบระบบฐานข้อมูล

จากการจัดเก็บข้อมูลรวมเป็นฐานข้อมูลจะก่อให้เกิดประโยชน์ดังนี้

1. สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้

การเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่ ทำให้เกิดความซ้ำซ้อน (Redundancy) ดังนั้นการนำข้อมูลมารวมเก็บไว้ในฐานข้อมูล จะชาวยลดปัญหาการเกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้ โดยระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS) จะช่วยควบคุมความซ้ำซ้อนได้ เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลจะทราบได้ตลอดเวลาว่ามีข้อมูลซ้ำซ้อนกันอยู่ที่ใดบ้าง

2. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้

หากมีการเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่และมีการปรับปรุงข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ปรับปรุงไม่ครบทุกที่ที่มีข้อมูลเก็บอยู่ก็จะทำให้เกิดปัญหาข้อมูลชนิดเดียวกัน อาจมีค่าไม่เหมือนกันในแต่ละที่ที่เก็บข้อมูลอยู่ จึงก่อใให้เกิดความขัดแย้งของข้อมูลขึ้น (Inconsistency)

3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

ฐานข้อมูลจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมไว้ด้วยกัน ดังนั้นหากผู้ใช้ต้องการใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลที่มาจากแฟ้มข้อมูลต่างๆ ก็จะทำได้โดยง่าย

4. สามารถรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล

บางครั้งพบว่าการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลอาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น เช่น จากการที่ผู้ป้อนข้อมูลป้อนข้อมูลผิดพลาดคือป้อนจากตัวเลขหนึ่งไปเป็นอีกตัวเลขหนึ่ง โดยเฉพาะกรณีมีผู้ใช้หลายคนต้องใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลร่วมกัน หากผู้ใช้คนใดคนหนึ่งแก้ไขข้อมูลผิดพลาดก็ทำให้ผู้อื่นได้รับผลกระทบตามไปด้วย ในระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) จะสามารถใส่กฎเกณฑ์เพื่อควบคุมความผิดพลาดที่เกดขึ้น

5. สามารถกำหนดความป็นมาตรฐานเดียวกันของข้อมูลได้

การเก็บข้อมูลร่วมกันไว้ในฐานข้อมูลจะทำให้สามารถกำหนดมาตรฐานของข้อมูลได้รวมทั้งมาตรฐานต่าง ๆ ในการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นไปในลักษณะเดียวกันได้ เช่นการกำหนดรูปแบบการเขียนวันที่ ในลักษณะ วัน/เดือน/ปี หรือ ปี/เดือน/วัน ทั้งนี้จะมีผู้ที่คอยบริหารฐานข้อมูลที่เราเรียกว่า ผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator : DBA) เป็นผู้กำหนดมาตรฐานต่างๆ

6. สามารถกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลได้

ระบบความปลอดภัยในที่นี้ เป็นการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิมาใช้ หรือมาเห็นข้อมูลบางอย่างในระบบ ผู้บริหารฐานข้อมูลจะสามารถกำหนดระดับการเรียกใช้ข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนได้ตามความเหมาะสม

7. เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล

ในระบบฐานข้อมูลจะมีตัวจัดการฐานข้อมูลที่ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล โปรแกรมต่าง ๆ อาจไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างข้อมูลทุกครั้ง ดังนั้นการแก้ไขข้อมูลบางครั้ง จึงอาจกระทำเฉพาะกับโปรแกรมที่เรียกใช้ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้น ส่วนโปรแกรมที่ไม่ได้เรียกใช้ข้อมูลดังกล่าว ก็จะเป็นอิสระจากการเปลี่ยนแปลง

รูปแบบของระบบฐานข้อมูล

รูปแบบของระบบฐานข้อมูล มีอยู่ด้วยกัน 3 ประเภท คือ

1. ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database)

เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่า รีเลชั่น (Relation) มีลักษณะเป็น 2 มิติ คือเป็นแถว (row) และเป็นคอลัมน์ (column) การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตาราง จะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์ (attribute) หรือคอลัมน์ที่เหมือนกันทั้งสองตารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูล ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์นี้จะเป็นรูปแบบของฐานข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ดังตัวอย่าง2. ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย (Network Database)

ฐานข้อมูลแบบเครือข่ายจะเป็นการรวมระเบียนต่าง ๆ และความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนแต่จะต่างกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คือ ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะแฝงความสัมพันธ์เอาไว้ โดยระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันจะต้องมีค่าของข้อมูลในแอททริบิวต์ใดแอททริบิวต์หนึ่งเหมือนกัน แต่ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะแสดงความสัมพันธ์อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น

3. ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น (Hierarchical Database)

ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น เป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบพ่อ-ลูก (Parent-Child Relationship Type : PCR Type) หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบต้นไม้ (Tree) ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน (Record) ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล (Field) ของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ

ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นนี้คล้ายคลึงกับฐานข้อมูลแบบเครือข่าย แต่ต่างกันที่ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น มีกฎเพิ่มขึ้นมาอีกหนึ่งประการ คือ ในแต่ละกรอบจะมีลูกศรวิ่งเข้าหาได้ไม่เกิน 1 หัวลูกศรโปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้

โปรแกรมฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมหรือซอฟแวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลหรือรายการต่าง ๆ ที่อยู่ในฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การเรียกใช้ การปรับปรุงข้อมูล

โปรแกรมฐานข้อมูล จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งโปรแกรมฐานข้อมมูลที่นิยมใช้มีอยู่ด้วยกันหลายตัว เช่น Access, FoxPro, Clipper, dBase, FoxBase, Oracle, SQL เป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน บางโปรแกรมใช้ง่ายแต่จะจำกัดขอบเขตการใช้งาน บ่งโปรแกรมใช้งานยากกว่า แต่จะมีความสามารถในการทำงานมากกว่า

โปรแกรม Access นับเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันมากในขณะนี้ โดยเฉพาะในระบบฐานข้อมูลขนาดใหญ่ สามารถสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการจะเรียกดูข้อมูลในฐานข้อมูล หลังจากบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะสามารถค้นหาหรือเรียกดูข้อมูลจากเขตข้อมูลใดก็ได้ นอกจากนี้ Access ยังมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยการกำหนดรหัสผ่านเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลในระบบได้ด้วย

โปรแกรม FoxPro เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้งานมากที่สุด เนื่องจากใช้ง่ายทั้งวิธีการเรียกจากเมนูของ FoxPro และประยุกต์โปรแกรมขึ้นใช้งาน โปรแกรมที่เขียนด้วย FoxPro จะสามารถใช้กลับ dBase คำสั่งและฟังก์ชั่นต่าง ๆ ใน dBase จะสามารถใช้งานบน FoxPro ได้ นอกจากนี้ใน FoxPro ยังมีเครื่องมือช่วยในการเขียนโปรแกรม เช่น การสร้างรายงาน

โปรแกรม dBase เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลชนิดหนึ่ง การใช้งานจะคล้ายกับโปรแกรม FoxPro ข้อมูลรายงานที่อยู่ในไฟล์บน dBase จะสามารถส่งไปประมวลผลในโปรแกรม Word Processor ได้ และแม้แต่ Excel ก็สามารถอ่านไฟล์ .DBF ที่สร้างขึ้นโดยโปรแกรม dBase ได้ด้วย

โปรแกรม SQL เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างของภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน มีประสิทธิภาพการทำงานสูง สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้โดยใช้คำสั่งเพียงไม่กี่คำสั่ง โปรแกรม SQL จึงเหมาะที่จะใช้กับระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ และเป็นภาษาหนึ่งที่มีผู้นิยมใช้กันมาก โดยทั่วไปโปรแกรมฐานข้อมูลของบริษัทต่าง ๆ ที่มีใช้อยู่ในปัจจุบัน เช่น Oracle, DB2 ก็มักจะมีคำสั่ง SQL ที่ต่างจากมาตรฐานไปบ้างเพื่อให้เป็นจุดเด่นของแต่ละโปรแกรมไป

ประเภท	ขนาด	ความหมาย
Text	สูงสุด 255 ตัวอักษร	ตัวอักษร  ตัวเลข หรือเครื่องหมายต่างๆ ที่ไม่ได้ใช้ในการคำนวณ
Memo	สูงสุด 65,635 ตัวอักษร	ตัวหนังสือ หรือตัวเลขที่เป็นคำอธิบาย หรือบักทึกที่มีความยาวมากๆ
Number	1 – 8 ไบท์	ข้อมูลตัวเลขทั้งจำนวนเต็ม หรือทศนิยม ที่ต้องใช้ในการคำนวณ ดังนี้ 1.              Byte : ตัวเลขจำนวนเต็ม 0-255 2.              Integer : จำนวนเต็ม -32,768 ถึง 32,768 3.              Long integer : จำนวนเต็ม    4.              -2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647 5.              Single : เก็บตัวเลขทศนิยม 7 ตำแหน่ง 6.              Double : เก็บตัวเลขทศนิยม 15 ตำแหน่ง 7.              Decimal : เก็บตัวเลขทศนิยม 28 ตำแหน่ง
Date/Time	8 ไบท์	วันที่และเวลาซึ่งมีรูปแบบการแสดงผลหลายแบบ และสามารถกำหนดแบบของการแสดงผลเองได้
Currency	8 ไบท์	เก็บข้อมูลที่เป็นจำนวนเงิน เพื่อป้องกันเรื่องการปัดเศษทศนิยม
Auto Number	4 Byte	กำหนดตัวเลขที่เรียงลำดับต่อเนื่องกันโดยอัตโนมัติ โดยโปรแกรม
Yes/No	1 บิท	เก็บข้อมูลในรูปที่เป็นได้ 2 อย่าง เช่น จริง/เท็จ  ชาย/หญิง  ถูก/ผิด
OLE Object	1 GB	เก็บข้อมูลที่ถูกสร้างโดยโปรแกรมอื่น เช่น รูปภาพ เป็นต้น
Hyperlink	สูงสุด  2,048 ตัวอักษร	จุด Link ต่างๆ
Lookup Wizard	4 ไบท์	ข้อมูลที่เลือกจากตารางอื่นๆ ที่สัมพันธ์กัน
Attachment		เก็บข้อมูลที่เป็นรูปภาพ

    

การเรียนการสอนการใช้โปรแกรมMicrosoft Access

อาจารย์ผู้สอนนายเจษฎา ดิษฐสุวรรณ(ครูเต้ง)

นักเรียนระดับชั้น ปวช.ปี 2

                                                      วิธีเริ่มต้นการใช้โปรแกรมMicrosoft Access

                                                  

                                                            โปรแกรมMicrosoft Access ชุด 2

                                                 


                                                                           โปรแกรมMicrosoft Access ชุด 3

                                                

                                                                                               โปรแกรมMicrosoft Access ชุด 4

                                      นวัตกรรมการสอนผ่านเว็บไซต์ ปวช. ปวส.

                                                

การสร้างฟอร์มในมุมมองออกแบบ

ส่วนประกอบของตัวฟอร์ม Design Viewประกอบด้วย 5 ส่วน  ส่วนหัวของฟอร์ม Form Header  จะแสดงอยู่ในส่วนบนสุดของฟอร์ม ซึ่งจะพิมพ์เฉพาะหน้าแรกเท่านั้น เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อความ เช่น ชื่อฟอร์ม วันที่และเวลา เป็นต้น ส่วนหัวของหน้า Page Header  จะถูกพิมพ์อยู่ส่วนบนสุดของแต่ละหน้า ส่วนรายละเอียด Detail  เป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดต้องมีเสมอแต่กำหนดให้ไม่แสดง(คือมองไม่เห็น)ได้ เป็นส่วนที่ใช้วางเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมที่ใช้แสดงข้อมูลหรือรับข้อมูลจากผู้ใช้ รวมทั้งเป็นส่วนที่ใช้วางฟอร์มย่อย ส่วนท้ายของฟอร์ม Page Footer  จะถูกพิมพ์ในส่วนล่างสุดของแต่ละหน้า ส่วนท้ายของฟอร์ม Form Footer มักจะแสดงอยู่ส่วนล่างสุดของหน้าจอฟอร์ม ซึ่งจะถูกพิมพ์อยู่เฉพาะหน้าสุดท้าย การสร้างรายงาน ประเภทของรายงาน  แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้ รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตาราง ซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงาน โดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report)  เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลงล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบล สำหรับติด    หน้าซองต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้า เป็นต้น มุมมองของรายงาน มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขรายงานได้ มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับแสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์ โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ มุมมองเค้าโครง (Layout View)  มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงาน ในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้ มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพิ่มตัวควบคุมต่างๆ เข้ามาในรายงานได้ การสร้างรายงาน        ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์ม คือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้ แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มคำสั่ง Report การสร้างรายงานเปล่า การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง การสร้างรายงานแบบเลเบล การสร้างรายงานด้วยตัวเองในมุมมองออกแบบ

เพิ่มเขตข้อมูล Date/Time ลงในตาราง
เมื่อต้องการใช้วันที่และเวลาในฐานข้อมูล ให้คุณเริ่มต้นด้วยการสร้างเขตข้อมูล Date/Time ในตารางฐานข้อมูลของคุณอย่างน้อยหนึ่งตาราง คุณอาจเคยเห็นค่าวันที่หรือเวลา ในฟอร์มหรือรายงาน แต่ในกรณีนี้ข้อมูลดังกล่าวจะอยู่ภายในตาราง
คุณสามารถป้อนวันที่และเวลาลงในเขตข้อมูลที่ตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น Text หรือ Memo ได้แต่คุณจะไม่สามารถทำการคำนวณข้อมูลผลลัพธ์ใดๆ ได้ ด้วยเหตุนี้ ขั้นตอนเหล่านี้จึงอธิบายเฉพาะวิธีเพิ่มเขตข้อมูล Date/Time ลงในตารางเท่านั้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มเขตข้อมูล Date/Time ลงในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลและมุมมองออกแบบได้ โดยขั้นตอนในส่วนต่างๆ ต่อไปนี้จะอธิายวิธีการใช้เทคนิคทั้งสองอย่าง
สร้างเขตข้อมูล Date/Time ลงในมุมมองแผ่นข้อมูล
ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง การทำเช่นนี้จะเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล
ค้นหาเขตข้อมูล (คอลัมน์) ว่างในตาราง ตามค่าเริ่มต้น เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ จะปรากฏในแถวส่วนหัวของเขตข้อมูลใหม่ทั้งหมด ดังนี้
คลิกสองครั้งที่แถวส่วนหัวและป้อนชื่อให้กับเขตข้อมูล Date/Tiime ใหม่ของคุณ
ในแถวแรกที่ว่างใต้ส่วนหัว ให้ป้อนวันที่หรือเวลาหรือ
บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ คลิกลูกศรในรายการหล่นลงถัดจาก ชนิดข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูล
บันทึกการเปลี่ยนแปลง
สร้างเขตข้อมูล Date/Time ในมุมมองออกแบบ
ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาตารางที่ต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
ในส่วนบนของตัวออกแบบตาราง ให้เลือกแถวที่ว่างอยู่
ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้ป้อนชื่อสำหรับเขตข้อมูลใหม่
เลือกคอลัมน์ ชนิดข้อมูล แล้วเลือก Date/Time จากรายการ
เขตข้อมูลใหม่ควรมีลักษณะดังนี้ แม้ว่าชื่อเขตข้อมูลจะแตกต่างกันก็ตาม
บันทึกการเปลี่ยนแปลง

การใช้งานQueryในAccess 2007

คิวรี (Query) เป็นการกรองข้อมูลที่ต้องการจากตาราง แสดงจากฐานข้อมูลที่มีข้อมูลจำนวนมาก
โดยแบ่งประเภทของคิวรี ดังนี้

1. คิวแบบใช้เลือกข้อมูล (Select Query) ใช้สำหรับแสดงข้อมูลโดยดึงข้อมูลจากตารางเดียวหรือหลายตารางก็ได้
2. คิวรีแบบตาราง (Crosstab Query) เป็นคิวรีที่ใช้สำหรับคำนวณและจัดโครงสร้างข้อมูลใหม่ โดยสามารถนำมาใช้ในการเปรียบเทียบและดูแนวโน้มของข้อมูลได้ เช่น แสดงยอดขายในแต่ละเดือน
3. คิวรีพารามิเตอร์ (Parameter Query) เป็นคิวรีที่มีการแสดงไดอะล็อกบ็อกโต้ตอบโดยการใส่ค่าพารามิเตอร์เพื่อถามข้อมูลจากผู้ใช้งานเช่น ป้อนรหัสสมาชิก
4. คิวรีแอคชัน  (Action Query)  เป็นคิวรีที่ใช้สำหรับเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูลซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ชนิด คือ
   1. คิวรีแบบใช้สร้างตาราง
   2. คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล
   3. คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล
   4. คิวรีแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล
5. คิวรีแบบ SQL เป็นคิวรีที่สร้างด้วยการใช้คำสั่งภาษา SQL

ประโยชน์ของ  Query
1.แสดงข้อมูลตามเงื่อนไขที่ต้องการ
2.รวมข้อมูลจากหลาย ๆ Table แล้วให้แสดงข้อมูลเพียง Table เดียว
3.แสดงข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณ
4.จัดกลุ่มของข้อมูล

Query คืออะไร และการใช้งาน Query ใน Access 2010

Query เป็นเครื่องมือที่ใช้จัดการข้อมูล ได้แก่ การค้นหา การกรอง การจัดลำดับ และเรียงข้อมูล เป็นต้น ซึ่ง Query นั้นมีอยู่ด้วยกันหลายชนิด ดังนี้ 1. Select Query           เป็น Query ที่ใช้ในการแสดงข้อมูล โดยสามารถแสดงได้ทั้งแบบมาตารางเดียว หรือหลายตารางก็ได้ 2. Crosstab Query           เป็น Query ที่ใช้ในการคำนวณ และแสดงโครงสร้างแบบ 2 มิติ ซึ่งสามารถนำมาใช้เปรียบเทียบ ดูแนวโน้มของข้อมูล เช่น การแสดงยอดขายสินค้าในแต่ละเดือน เป็นต้น 3. Action Query           เป็น Query ที่ใช้สร้าง หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางมีอยู่ด้วยกัน 4 ชนิด ได้แก่           - Make Table Query เป็น Query ที่ใช้ในการสร้างตาราง           - Update Query เป็น Query ที่ใช้ในการปรับปรุงข้อมูล           - Append Query เป็น Query ที่ใช้ในการเพิ่มเรคคอร์ดลงไปต่อจากเรคคอร์ดสุดท้ายที่มีอยู่           - Delete Query เป็น Query ที่ใช้ในการลบข้อมูล 4. Parameter Query           เป็น Query ที่มีการแสดงดอะล็อกบ็อกซ์โต้ตอบ ซึ่งต้องมีการใส่ค่าพารามิเตอร์ เพื่อสอบถามข้อมูลจากผู้ใช้งาน 5. SQL Query           เป็น Query ที่สร้างขึ้นจากภาษา SQL เพื่อใช้ปรับปรุง และพัฒนาฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

กำหนดการจัดการเรียนรู้

สัปดาห์ที่	สาระสำคัญ	ชื่อหน่วยการเรียนรู้	เวลา/ชั่วโมง
1-2	-  ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์	ความรู้เบื้องต้นในการสร้างฐานข้อมูล
	-  คำศัพท์เกี่ยวกับฐานข้อมูล
	-  ขั้นตอนการออกแบบ
	-  ชนิดของข้อมูล
2-4	-  องค์ประกอบของแอ๊กเซส	รู้จักกับ Access 2007
	-  ส่วนประกอบต่าง ๆ ในโปรแกรมแอ๊กเซส
5-6	-   การสร้างไฟล์ฐานข้อมูล	เริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลและตาราง
	-   การสร้างตารางและฟิล์
	-   ส่วนประกอบต่าง ๆ ในโปรแกรม
	-  การใส่ข้อมูลในตาราง
7-8	-   การสร้างตาราง	ตารางข้อมูล
	-   การสร้างคีย์ให้กับตาราง
	-   การบันทึกตาราง
	-   การใส่วันที่
	-   การใช้ฟังก์ชันผลรวม
9-10	-   ความหมายของคิวรี	สร้างแบบสอบถาม
	-   การสร้างคิวรี	(คิวรี)
	-   การบันทึกคิวรี
11-13	-   ประเภทของฟอร์ม	การสร้างและบันทึกข้อมูลผ่านฟอร์ม
	-   การสร้างฟอร์ม
	-   การบันทึกฟอร์ม
14-15	-   การสร้างฟอร์มในมุมมองออกแบบ	การสร้างฟอร์มในมุมมองออกแบบ
	-   การเปลี่ยนมุมมอง
	-   คุณสมบัติคอนโทรล
16-17	-   ประเภทของรายงาน	นำเสนอรายงานด้วย Report
	-   มุมมองของรายงาน
	-   สร้างรายงาน
18-20	-   ออกแบบฐานข้อมูล	โครงงานคอมพิวเตอร์
	-   โครงงานคอมพิวเตอร์

อาจารย์ผู้สอนนายเจษฎา ดิษฐสุวรรณ(ครูเต้ง)
jadsadar2@hotmail.com   มือถือ 080-7158480
วิชาคอมพิวเตอร์ ระดับชั้น ปวช. ปี 2
การใช้โปแกรม Microsoft Access
(นักเรียนส่งงานผ่านเว็บไซต์คลิกเลยครับ) หรือE-mail

                                                    
                                                                    Next