การใช้โปรแกรม Microsoft Access

อาจารย์ผู้สอนนายเจษฎา ดิษฐสุวรรณ(ครูเต้ง)
jadsadar2@hotmail.com   มือถือ 080-7158480
วิชาคอมพิวเตอร์ ระดับชั้น ปวช. ปี 2 
(นักเรียนส่งงานผ่านเว็บไซต์คลิกเลยครับ)หรือE-mail
การใช้โปแกรม Microsoft Access (ขั้นพื้นฐาน)

เรียนรู้โครงสร้างของฐานข้อมูล Accessการทำความคุ้นเคยกับตาราง ฟอร์ม แบบสอบถาม และวัตถุอื่นๆ ในฐานข้อมูลสามารถช่วยให้การดำเนินงานต่างๆ เช่น การป้อนข้อมูลลงในฟอร์ม การเพิ่มหรือการเอาตารางออก การค้นหาและการแทนที่ข้อมูล ตลอดจนการเรียกใช้แบบสอบถาม เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นได้
ฐานข้อมูล คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น การติดตามใบสั่งซื้อของลูกค้า หรือการเก็บรักษาคอลเลกชันเพลง ถ้าไม่มีการจัดเก็บฐานข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์ หรือมีการจัดเก็บข้อมูลเพียงบางส่วนไว้ คุณสามารถติดตามข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ที่คุณต้องใช้ร่วมกันและจัดระเบียบ
(Microsoft Access)
โปรแกรมเพื่อพัฒนาระบบฐานข้อมูล มีตารางเก็บข้อมูลและสร้างคิวรี่ได้
มีส่วนคอนโทลให้เรียกใช้ในรายงานและฟอร์มสร้างมาโครและโมดูล
ด้วยภาษาเบสิกเพื่อประมวลผลตามหลักภาษาโครงสร้าง หรือจะใช้เป็นเพียงระบบฐานข้อมูลให้โปรแกรมจากภายนอกเรียกใช้ซึ่งง่ายสำหรับผู้ที่มีประสบการณ์ในเรื่องการเขียนโปรแกรม
ผู้พัฒนาระบบฐานข้อมูลมาแล้วช่วยให้การพัฒนาระบบงานเสร็จได้อย่างรวดเร็ว

แฟ้มฐานข้อมูล ACCESS
คุณสามารถใช้ Access ในการจัดการข้อมูลทั้งหมดของคุณในแฟ้มเดียว ในแฟ้มฐานข้อมูล Access คุณสามารถใช้สิ่งต่อไปนี้
ตารางเพื่อเก็บข้อมูล
แบบสอบถามเพื่อค้นหาและเรียกใช้เฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ
ฟอร์มเพื่อดู เพิ่ม และปรับปรุงข้อมูลในตาราง
รายงานเพื่อวิเคราะห์หรือพิมพ์ข้อมูลในเค้าโครงที่กำหนดไว้ ฯลฯ
การเรียกใช้โปรแกรมMicrosoft Access
•  คลิกที่ปุ่ม Start บนแถบงานของวินโดวส์
•  ชี้ไปที่ Programs
•  เลือก Microsoft Access

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล

สาระสำคัญ

ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกันได้ โดยที่จะไม่เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และยังสามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลด้วย อีกทั้งข้อมูลในระบบก็จะถูกต้องเชื่อถือได้ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยจะมีการกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลขึ้น

นับได้ว่าปัจจุบันเป็นยุคของสารสนเทศ เป็นที่ยอมรับกันว่า สารสนเทศเป็นข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองอย่างเหมาะสม สามารถนำมาใช้ประโยชน์อย่างมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการนำมาใช้งานด้านธุรกิจ การบริหาร และกิจการอื่น ๆ องค์กรที่มีข้อมูลปริมาณมาก ๆ จะพบความยุ่งยากลำบากในการจัดเก็บข้อมูล ตลอดจนการนำข้อมูลที่ต้องการออกมาใช้ให้ทันต่อเหตุการณ์ ดังนั้นคอมพิวเตอร์จึงถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผลข้อมูล ซึ่งทำให้ระบบการจัดเก็บข้อมูลเป็นไปได้สะดวก ทั้งนี้โปรแกรมแต่ละโปรแกรมจะต้องสร้างวิธีควบคุมและจัดการกับข้อมูลขึ้นเอง ฐานข้อมูลจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างมาก โดยเฉพาะระบบงานต่าง ๆ ที่ใช้คอมพิวเตอร์ การออกแบบและพัฒนาระบบฐานข้อมูล จึงต้องคำนึงถึงการควบคุมและการจัดการความถูกต้องตลอดจนประสิทธิภาพในการเรียกใช้ข้อมูลด้วย

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล

ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง โครงสร้างสารสนเทศที่ประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันที่จะนำมาใช้ในระบบต่าง ๆ ร่วมกัน

ระบบฐานข้อมูล จึงนับว่าเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้สามารถจัดการกับข้อมูลได้ในลักษณะต่าง ๆ ทั้งการเพิ่ม การแก้ไข การลบ ตลอดจนการเรียกดูข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการประยุกต์นำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการฐานข้อมูล

ความสำคัญของการประมวลผลแบบระบบฐานข้อมูล

จากการจัดเก็บข้อมูลรวมเป็นฐานข้อมูลจะก่อให้เกิดประโยชน์ดังนี้

1. สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้

การเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่ ทำให้เกิดความซ้ำซ้อน (Redundancy) ดังนั้นการนำข้อมูลมารวมเก็บไว้ในฐานข้อมูล จะชาวยลดปัญหาการเกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้ โดยระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS) จะช่วยควบคุมความซ้ำซ้อนได้ เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลจะทราบได้ตลอดเวลาว่ามีข้อมูลซ้ำซ้อนกันอยู่ที่ใดบ้าง

2. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้

หากมีการเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่และมีการปรับปรุงข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ปรับปรุงไม่ครบทุกที่ที่มีข้อมูลเก็บอยู่ก็จะทำให้เกิดปัญหาข้อมูลชนิดเดียวกัน อาจมีค่าไม่เหมือนกันในแต่ละที่ที่เก็บข้อมูลอยู่ จึงก่อใให้เกิดความขัดแย้งของข้อมูลขึ้น (Inconsistency)

3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

ฐานข้อมูลจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมไว้ด้วยกัน ดังนั้นหากผู้ใช้ต้องการใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลที่มาจากแฟ้มข้อมูลต่างๆ ก็จะทำได้โดยง่าย

4. สามารถรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล

บางครั้งพบว่าการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลอาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น เช่น จากการที่ผู้ป้อนข้อมูลป้อนข้อมูลผิดพลาดคือป้อนจากตัวเลขหนึ่งไปเป็นอีกตัวเลขหนึ่ง โดยเฉพาะกรณีมีผู้ใช้หลายคนต้องใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลร่วมกัน หากผู้ใช้คนใดคนหนึ่งแก้ไขข้อมูลผิดพลาดก็ทำให้ผู้อื่นได้รับผลกระทบตามไปด้วย ในระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) จะสามารถใส่กฎเกณฑ์เพื่อควบคุมความผิดพลาดที่เกดขึ้น

5. สามารถกำหนดความป็นมาตรฐานเดียวกันของข้อมูลได้

การเก็บข้อมูลร่วมกันไว้ในฐานข้อมูลจะทำให้สามารถกำหนดมาตรฐานของข้อมูลได้รวมทั้งมาตรฐานต่าง ๆ ในการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นไปในลักษณะเดียวกันได้ เช่นการกำหนดรูปแบบการเขียนวันที่ ในลักษณะ วัน/เดือน/ปี หรือ ปี/เดือน/วัน ทั้งนี้จะมีผู้ที่คอยบริหารฐานข้อมูลที่เราเรียกว่า ผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator : DBA) เป็นผู้กำหนดมาตรฐานต่างๆ

6. สามารถกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลได้

ระบบความปลอดภัยในที่นี้ เป็นการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิมาใช้ หรือมาเห็นข้อมูลบางอย่างในระบบ ผู้บริหารฐานข้อมูลจะสามารถกำหนดระดับการเรียกใช้ข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนได้ตามความเหมาะสม

7. เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล

ในระบบฐานข้อมูลจะมีตัวจัดการฐานข้อมูลที่ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล โปรแกรมต่าง ๆ อาจไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างข้อมูลทุกครั้ง ดังนั้นการแก้ไขข้อมูลบางครั้ง จึงอาจกระทำเฉพาะกับโปรแกรมที่เรียกใช้ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้น ส่วนโปรแกรมที่ไม่ได้เรียกใช้ข้อมูลดังกล่าว ก็จะเป็นอิสระจากการเปลี่ยนแปลง

รูปแบบของระบบฐานข้อมูล

รูปแบบของระบบฐานข้อมูล มีอยู่ด้วยกัน 3 ประเภท คือ

1. ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database)

เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่า รีเลชั่น (Relation) มีลักษณะเป็น 2 มิติ คือเป็นแถว (row) และเป็นคอลัมน์ (column) การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตาราง จะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์ (attribute) หรือคอลัมน์ที่เหมือนกันทั้งสองตารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูล ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์นี้จะเป็นรูปแบบของฐานข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ดังตัวอย่าง2. ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย (Network Database)

ฐานข้อมูลแบบเครือข่ายจะเป็นการรวมระเบียนต่าง ๆ และความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนแต่จะต่างกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คือ ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะแฝงความสัมพันธ์เอาไว้ โดยระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันจะต้องมีค่าของข้อมูลในแอททริบิวต์ใดแอททริบิวต์หนึ่งเหมือนกัน แต่ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะแสดงความสัมพันธ์อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น

3. ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น (Hierarchical Database)

ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น เป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบพ่อ-ลูก (Parent-Child Relationship Type : PCR Type) หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบต้นไม้ (Tree) ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน (Record) ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล (Field) ของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ

ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นนี้คล้ายคลึงกับฐานข้อมูลแบบเครือข่าย แต่ต่างกันที่ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น มีกฎเพิ่มขึ้นมาอีกหนึ่งประการ คือ ในแต่ละกรอบจะมีลูกศรวิ่งเข้าหาได้ไม่เกิน 1 หัวลูกศรโปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้

โปรแกรมฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมหรือซอฟแวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลหรือรายการต่าง ๆ ที่อยู่ในฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การเรียกใช้ การปรับปรุงข้อมูล

โปรแกรมฐานข้อมูล จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งโปรแกรมฐานข้อมมูลที่นิยมใช้มีอยู่ด้วยกันหลายตัว เช่น Access, FoxPro, Clipper, dBase, FoxBase, Oracle, SQL เป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน บางโปรแกรมใช้ง่ายแต่จะจำกัดขอบเขตการใช้งาน บ่งโปรแกรมใช้งานยากกว่า แต่จะมีความสามารถในการทำงานมากกว่า

โปรแกรม Access นับเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันมากในขณะนี้ โดยเฉพาะในระบบฐานข้อมูลขนาดใหญ่ สามารถสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการจะเรียกดูข้อมูลในฐานข้อมูล หลังจากบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะสามารถค้นหาหรือเรียกดูข้อมูลจากเขตข้อมูลใดก็ได้ นอกจากนี้ Access ยังมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยการกำหนดรหัสผ่านเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลในระบบได้ด้วย

โปรแกรม FoxPro เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้งานมากที่สุด เนื่องจากใช้ง่ายทั้งวิธีการเรียกจากเมนูของ FoxPro และประยุกต์โปรแกรมขึ้นใช้งาน โปรแกรมที่เขียนด้วย FoxPro จะสามารถใช้กลับ dBase คำสั่งและฟังก์ชั่นต่าง ๆ ใน dBase จะสามารถใช้งานบน FoxPro ได้ นอกจากนี้ใน FoxPro ยังมีเครื่องมือช่วยในการเขียนโปรแกรม เช่น การสร้างรายงาน

โปรแกรม dBase เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลชนิดหนึ่ง การใช้งานจะคล้ายกับโปรแกรม FoxPro ข้อมูลรายงานที่อยู่ในไฟล์บน dBase จะสามารถส่งไปประมวลผลในโปรแกรม Word Processor ได้ และแม้แต่ Excel ก็สามารถอ่านไฟล์ .DBF ที่สร้างขึ้นโดยโปรแกรม dBase ได้ด้วย

โปรแกรม SQL เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างของภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน มีประสิทธิภาพการทำงานสูง สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้โดยใช้คำสั่งเพียงไม่กี่คำสั่ง โปรแกรม SQL จึงเหมาะที่จะใช้กับระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ และเป็นภาษาหนึ่งที่มีผู้นิยมใช้กันมาก โดยทั่วไปโปรแกรมฐานข้อมูลของบริษัทต่าง ๆ ที่มีใช้อยู่ในปัจจุบัน เช่น Oracle, DB2 ก็มักจะมีคำสั่ง SQL ที่ต่างจากมาตรฐานไปบ้างเพื่อให้เป็นจุดเด่นของแต่ละโปรแกรมไป

ประเภท	ขนาด	ความหมาย
Text	สูงสุด 255 ตัวอักษร	ตัวอักษร  ตัวเลข หรือเครื่องหมายต่างๆ ที่ไม่ได้ใช้ในการคำนวณ
Memo	สูงสุด 65,635 ตัวอักษร	ตัวหนังสือ หรือตัวเลขที่เป็นคำอธิบาย หรือบักทึกที่มีความยาวมากๆ
Number	1 – 8 ไบท์	ข้อมูลตัวเลขทั้งจำนวนเต็ม หรือทศนิยม ที่ต้องใช้ในการคำนวณ ดังนี้ 1.              Byte : ตัวเลขจำนวนเต็ม 0-255 2.              Integer : จำนวนเต็ม -32,768 ถึง 32,768 3.              Long integer : จำนวนเต็ม    4.              -2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647 5.              Single : เก็บตัวเลขทศนิยม 7 ตำแหน่ง 6.              Double : เก็บตัวเลขทศนิยม 15 ตำแหน่ง 7.              Decimal : เก็บตัวเลขทศนิยม 28 ตำแหน่ง
Date/Time	8 ไบท์	วันที่และเวลาซึ่งมีรูปแบบการแสดงผลหลายแบบ และสามารถกำหนดแบบของการแสดงผลเองได้
Currency	8 ไบท์	เก็บข้อมูลที่เป็นจำนวนเงิน เพื่อป้องกันเรื่องการปัดเศษทศนิยม
Auto Number	4 Byte	กำหนดตัวเลขที่เรียงลำดับต่อเนื่องกันโดยอัตโนมัติ โดยโปรแกรม
Yes/No	1 บิท	เก็บข้อมูลในรูปที่เป็นได้ 2 อย่าง เช่น จริง/เท็จ  ชาย/หญิง  ถูก/ผิด
OLE Object	1 GB	เก็บข้อมูลที่ถูกสร้างโดยโปรแกรมอื่น เช่น รูปภาพ เป็นต้น
Hyperlink	สูงสุด  2,048 ตัวอักษร	จุด Link ต่างๆ
Lookup Wizard	4 ไบท์	ข้อมูลที่เลือกจากตารางอื่นๆ ที่สัมพันธ์กัน
Attachment		เก็บข้อมูลที่เป็นรูปภาพ

    

การเรียนการสอนการใช้โปรแกรมMicrosoft Access

อาจารย์ผู้สอนนายเจษฎา ดิษฐสุวรรณ(ครูเต้ง)

นักเรียนระดับชั้น ปวช.ปี 2

                                                      วิธีเริ่มต้นการใช้โปรแกรมMicrosoft Access

                                                  

                                                            โปรแกรมMicrosoft Access ชุด 2

                                                 


                                                                           โปรแกรมMicrosoft Access ชุด 3

                                                

                                                                                               โปรแกรมMicrosoft Access ชุด 4

                                      นวัตกรรมการสอนผ่านเว็บไซต์ ปวช. ปวส.

                                                

การสร้างฟอร์มในมุมมองออกแบบ

ส่วนประกอบของตัวฟอร์ม Design Viewประกอบด้วย 5 ส่วน  ส่วนหัวของฟอร์ม Form Header  จะแสดงอยู่ในส่วนบนสุดของฟอร์ม ซึ่งจะพิมพ์เฉพาะหน้าแรกเท่านั้น เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อความ เช่น ชื่อฟอร์ม วันที่และเวลา เป็นต้น ส่วนหัวของหน้า Page Header  จะถูกพิมพ์อยู่ส่วนบนสุดของแต่ละหน้า ส่วนรายละเอียด Detail  เป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดต้องมีเสมอแต่กำหนดให้ไม่แสดง(คือมองไม่เห็น)ได้ เป็นส่วนที่ใช้วางเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมที่ใช้แสดงข้อมูลหรือรับข้อมูลจากผู้ใช้ รวมทั้งเป็นส่วนที่ใช้วางฟอร์มย่อย ส่วนท้ายของฟอร์ม Page Footer  จะถูกพิมพ์ในส่วนล่างสุดของแต่ละหน้า ส่วนท้ายของฟอร์ม Form Footer มักจะแสดงอยู่ส่วนล่างสุดของหน้าจอฟอร์ม ซึ่งจะถูกพิมพ์อยู่เฉพาะหน้าสุดท้าย การสร้างรายงาน ประเภทของรายงาน  แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้ รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตาราง ซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงาน โดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report)  เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลงล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบล สำหรับติด    หน้าซองต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้า เป็นต้น มุมมองของรายงาน มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขรายงานได้ มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับแสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์ โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ มุมมองเค้าโครง (Layout View)  มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงาน ในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้ มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพิ่มตัวควบคุมต่างๆ เข้ามาในรายงานได้ การสร้างรายงาน        ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์ม คือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้ แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มคำสั่ง Report การสร้างรายงานเปล่า การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง การสร้างรายงานแบบเลเบล การสร้างรายงานด้วยตัวเองในมุมมองออกแบบ

เพิ่มเขตข้อมูล Date/Time ลงในตาราง
เมื่อต้องการใช้วันที่และเวลาในฐานข้อมูล ให้คุณเริ่มต้นด้วยการสร้างเขตข้อมูล Date/Time ในตารางฐานข้อมูลของคุณอย่างน้อยหนึ่งตาราง คุณอาจเคยเห็นค่าวันที่หรือเวลา ในฟอร์มหรือรายงาน แต่ในกรณีนี้ข้อมูลดังกล่าวจะอยู่ภายในตาราง
คุณสามารถป้อนวันที่และเวลาลงในเขตข้อมูลที่ตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น Text หรือ Memo ได้แต่คุณจะไม่สามารถทำการคำนวณข้อมูลผลลัพธ์ใดๆ ได้ ด้วยเหตุนี้ ขั้นตอนเหล่านี้จึงอธิบายเฉพาะวิธีเพิ่มเขตข้อมูล Date/Time ลงในตารางเท่านั้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มเขตข้อมูล Date/Time ลงในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลและมุมมองออกแบบได้ โดยขั้นตอนในส่วนต่างๆ ต่อไปนี้จะอธิายวิธีการใช้เทคนิคทั้งสองอย่าง
สร้างเขตข้อมูล Date/Time ลงในมุมมองแผ่นข้อมูล
ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง การทำเช่นนี้จะเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล
ค้นหาเขตข้อมูล (คอลัมน์) ว่างในตาราง ตามค่าเริ่มต้น เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ จะปรากฏในแถวส่วนหัวของเขตข้อมูลใหม่ทั้งหมด ดังนี้
คลิกสองครั้งที่แถวส่วนหัวและป้อนชื่อให้กับเขตข้อมูล Date/Tiime ใหม่ของคุณ
ในแถวแรกที่ว่างใต้ส่วนหัว ให้ป้อนวันที่หรือเวลาหรือ
บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ คลิกลูกศรในรายการหล่นลงถัดจาก ชนิดข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูล
บันทึกการเปลี่ยนแปลง
สร้างเขตข้อมูล Date/Time ในมุมมองออกแบบ
ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาตารางที่ต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
ในส่วนบนของตัวออกแบบตาราง ให้เลือกแถวที่ว่างอยู่
ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้ป้อนชื่อสำหรับเขตข้อมูลใหม่
เลือกคอลัมน์ ชนิดข้อมูล แล้วเลือก Date/Time จากรายการ
เขตข้อมูลใหม่ควรมีลักษณะดังนี้ แม้ว่าชื่อเขตข้อมูลจะแตกต่างกันก็ตาม
บันทึกการเปลี่ยนแปลง

การใช้งานQueryในAccess 2007

คิวรี (Query) เป็นการกรองข้อมูลที่ต้องการจากตาราง แสดงจากฐานข้อมูลที่มีข้อมูลจำนวนมาก
โดยแบ่งประเภทของคิวรี ดังนี้

1. คิวแบบใช้เลือกข้อมูล (Select Query) ใช้สำหรับแสดงข้อมูลโดยดึงข้อมูลจากตารางเดียวหรือหลายตารางก็ได้
2. คิวรีแบบตาราง (Crosstab Query) เป็นคิวรีที่ใช้สำหรับคำนวณและจัดโครงสร้างข้อมูลใหม่ โดยสามารถนำมาใช้ในการเปรียบเทียบและดูแนวโน้มของข้อมูลได้ เช่น แสดงยอดขายในแต่ละเดือน
3. คิวรีพารามิเตอร์ (Parameter Query) เป็นคิวรีที่มีการแสดงไดอะล็อกบ็อกโต้ตอบโดยการใส่ค่าพารามิเตอร์เพื่อถามข้อมูลจากผู้ใช้งานเช่น ป้อนรหัสสมาชิก
4. คิวรีแอคชัน  (Action Query)  เป็นคิวรีที่ใช้สำหรับเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูลซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ชนิด คือ
   1. คิวรีแบบใช้สร้างตาราง
   2. คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล
   3. คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล
   4. คิวรีแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล
5. คิวรีแบบ SQL เป็นคิวรีที่สร้างด้วยการใช้คำสั่งภาษา SQL

ประโยชน์ของ  Query
1.แสดงข้อมูลตามเงื่อนไขที่ต้องการ
2.รวมข้อมูลจากหลาย ๆ Table แล้วให้แสดงข้อมูลเพียง Table เดียว
3.แสดงข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณ
4.จัดกลุ่มของข้อมูล

Query คืออะไร และการใช้งาน Query ใน Access 2010

Query เป็นเครื่องมือที่ใช้จัดการข้อมูล ได้แก่ การค้นหา การกรอง การจัดลำดับ และเรียงข้อมูล เป็นต้น ซึ่ง Query นั้นมีอยู่ด้วยกันหลายชนิด ดังนี้ 1. Select Query           เป็น Query ที่ใช้ในการแสดงข้อมูล โดยสามารถแสดงได้ทั้งแบบมาตารางเดียว หรือหลายตารางก็ได้ 2. Crosstab Query           เป็น Query ที่ใช้ในการคำนวณ และแสดงโครงสร้างแบบ 2 มิติ ซึ่งสามารถนำมาใช้เปรียบเทียบ ดูแนวโน้มของข้อมูล เช่น การแสดงยอดขายสินค้าในแต่ละเดือน เป็นต้น 3. Action Query           เป็น Query ที่ใช้สร้าง หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางมีอยู่ด้วยกัน 4 ชนิด ได้แก่           - Make Table Query เป็น Query ที่ใช้ในการสร้างตาราง           - Update Query เป็น Query ที่ใช้ในการปรับปรุงข้อมูล           - Append Query เป็น Query ที่ใช้ในการเพิ่มเรคคอร์ดลงไปต่อจากเรคคอร์ดสุดท้ายที่มีอยู่           - Delete Query เป็น Query ที่ใช้ในการลบข้อมูล 4. Parameter Query           เป็น Query ที่มีการแสดงดอะล็อกบ็อกซ์โต้ตอบ ซึ่งต้องมีการใส่ค่าพารามิเตอร์ เพื่อสอบถามข้อมูลจากผู้ใช้งาน 5. SQL Query           เป็น Query ที่สร้างขึ้นจากภาษา SQL เพื่อใช้ปรับปรุง และพัฒนาฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

กำหนดการจัดการเรียนรู้

สัปดาห์ที่	สาระสำคัญ	ชื่อหน่วยการเรียนรู้	เวลา/ชั่วโมง
1-2	-  ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์	ความรู้เบื้องต้นในการสร้างฐานข้อมูล
	-  คำศัพท์เกี่ยวกับฐานข้อมูล
	-  ขั้นตอนการออกแบบ
	-  ชนิดของข้อมูล
2-4	-  องค์ประกอบของแอ๊กเซส	รู้จักกับ Access 2007
	-  ส่วนประกอบต่าง ๆ ในโปรแกรมแอ๊กเซส
5-6	-   การสร้างไฟล์ฐานข้อมูล	เริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลและตาราง
	-   การสร้างตารางและฟิล์
	-   ส่วนประกอบต่าง ๆ ในโปรแกรม
	-  การใส่ข้อมูลในตาราง
7-8	-   การสร้างตาราง	ตารางข้อมูล
	-   การสร้างคีย์ให้กับตาราง
	-   การบันทึกตาราง
	-   การใส่วันที่
	-   การใช้ฟังก์ชันผลรวม
9-10	-   ความหมายของคิวรี	สร้างแบบสอบถาม
	-   การสร้างคิวรี	(คิวรี)
	-   การบันทึกคิวรี
11-13	-   ประเภทของฟอร์ม	การสร้างและบันทึกข้อมูลผ่านฟอร์ม
	-   การสร้างฟอร์ม
	-   การบันทึกฟอร์ม
14-15	-   การสร้างฟอร์มในมุมมองออกแบบ	การสร้างฟอร์มในมุมมองออกแบบ
	-   การเปลี่ยนมุมมอง
	-   คุณสมบัติคอนโทรล
16-17	-   ประเภทของรายงาน	นำเสนอรายงานด้วย Report
	-   มุมมองของรายงาน
	-   สร้างรายงาน
18-20	-   ออกแบบฐานข้อมูล	โครงงานคอมพิวเตอร์
	-   โครงงานคอมพิวเตอร์

อาจารย์ผู้สอนนายเจษฎา ดิษฐสุวรรณ(ครูเต้ง)
jadsadar2@hotmail.com   มือถือ 080-7158480
วิชาคอมพิวเตอร์ ระดับชั้น ปวช. ปี 2
การใช้โปแกรม Microsoft Access
(นักเรียนส่งงานผ่านเว็บไซต์คลิกเลยครับ) หรือE-mail

                                                    
                                                                    Next